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會(huì)議公司會(huì)議組織策劃接待會(huì)議流程
來源：
作者：吳耿 2009-03-10
1、提供各類行業(yè)會(huì)議、新產(chǎn)品展銷會(huì)及培訓(xùn)班專業(yè)策劃、優(yōu)質(zhì)接待服務(wù)；
2、提供會(huì)議配套的商務(wù)服務(wù)及公關(guān)禮儀、翻譯、通訊及秘書服務(wù)；
3、提供媒體宣傳采訪、信息發(fā)布、網(wǎng)站服務(wù)；
4、提供商務(wù)人士、自駕車人士吃、住、行、游、購、娛等一條龍優(yōu)惠套餐套票業(yè)務(wù)服務(wù)；
5、提供機(jī)、車、船票等委托代辦服務(wù)。
“相識(shí)自是有緣，群賢以客為尊”，我們將以良好的素質(zhì)、高效周到的服務(wù)、專業(yè)的會(huì)議策劃及高質(zhì)量的接待、合理的價(jià)格，為廣大客戶提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)！
海市品牌、歷史久遠(yuǎn)、做專做大、優(yōu)質(zhì)全面、旅游顧問、會(huì)議專家、商旅助理、親密朋友
會(huì)議策劃組織
一、 會(huì)前準(zhǔn)備
1、確定會(huì)議是否必要。能否通過其他方式使會(huì)議準(zhǔn)備解決的問題更有效地獲得解決？
2、確定會(huì)議的目的。試圖達(dá)成什么樣的結(jié)果？會(huì)議準(zhǔn)備做出什么樣的決定？準(zhǔn)備取得什么的行動(dòng)方案？
3、準(zhǔn)備議事日程。列出與會(huì)議目的有關(guān)的項(xiàng)目。依重要程度進(jìn)行項(xiàng)目排序。把有關(guān)項(xiàng)目歸并為一組. 限定每個(gè)項(xiàng)目的商議時(shí)間。
4、收集所有與會(huì)議所議項(xiàng)目有關(guān)的信息。如果太長、太多，將其要點(diǎn)摘錄出來。
5、會(huì)前將會(huì)議議事日程和整理好的文件在與會(huì)人中間傳閱。
6、根據(jù)要討論的問題限定與會(huì)人員。
7、在正式開會(huì)之際，查看一下是否有新的信息。如果有，需簡要告訴大家。
二、會(huì)議期間控制
1、敘述會(huì)議的目的。
2、核對(duì)并記錄與會(huì)者。
3、根據(jù)議事日程順序提出每個(gè)項(xiàng)目，然后進(jìn)行討論，征求有關(guān)與會(huì)者的意見。
4、給每一個(gè)人表述自己意見的機(jī)會(huì)。
5、控制討論過程。如果發(fā)生與論題無關(guān)或深入到不必要的細(xì)節(jié)上，應(yīng)及時(shí)引導(dǎo)到議題本身。
6、如果討論變得復(fù)雜，出現(xiàn)各種不同的見解時(shí)，你要根據(jù)自己的理解將各種觀點(diǎn)加以概括。
7、堅(jiān)持預(yù)定的時(shí)間，不要拖延。
8、在每個(gè)項(xiàng)目討論結(jié)束后加以概括，以便決策或達(dá)成結(jié)論。
9、在會(huì)議結(jié)束時(shí)，對(duì)已取得的結(jié)果進(jìn)行概括。如確有必要進(jìn)一步討論，可以推遲到下一次會(huì)議。
10、確定下次會(huì)議的議題和時(shí)間。
三、會(huì)后工作
1、在與會(huì)和未與會(huì)的人中間傳閱會(huì)議記錄。會(huì)議記錄應(yīng)準(zhǔn)確。會(huì)議中所形成的決策要突出承擔(dān)行動(dòng)的責(zé)任人姓名、時(shí)間及標(biāo)準(zhǔn)。表明下次會(huì)議的日期和時(shí)間。
2、根據(jù)會(huì)議，對(duì)執(zhí)行進(jìn)行監(jiān)督和檢查。
會(huì)議接待流程23條
會(huì)前工作：
1、與會(huì)議主辦者洽談。
2、向會(huì)議主辦方提供會(huì)議接待策劃方案和報(bào)價(jià)。
3、邀請(qǐng)會(huì)議主辦者實(shí)地考察會(huì)議舉辦場所。
4、與會(huì)議主辦者確認(rèn)會(huì)議接待方案。
5、與會(huì)議主辦者簽訂會(huì)議接待標(biāo)準(zhǔn)合同。
6、確認(rèn)會(huì)議主辦者預(yù)付會(huì)議訂金事宜。
7、在會(huì)議舉辦前制定會(huì)議工作人員服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)條例及會(huì)議接待手冊(cè)。
8、準(zhǔn)備會(huì)議資料。（含代邀請(qǐng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)、新聞媒體、新聞通稿、接待資料、會(huì)議配套的商務(wù)服務(wù)及公關(guān)禮儀、翻譯、通訊及文秘服務(wù)。）
會(huì)中工作：
9、機(jī)場、碼頭、車站：專人、專車分批分時(shí)段按要求接站。
10、會(huì)議酒店現(xiàn)場：會(huì)議秘書分發(fā)會(huì)議資料，來客接待。
11、會(huì)議秘書協(xié)助會(huì)場布置及會(huì)場的會(huì)務(wù)服務(wù)。
12、會(huì)議秘書在會(huì)議接待（報(bào)到）處協(xié)助會(huì)務(wù)組確認(rèn)和分發(fā)房間，確認(rèn)VIP用房及整理記錄有關(guān)信息。協(xié)助分發(fā)會(huì)議禮品及房間派送水果等會(huì)務(wù)工作。
13、確認(rèn)用餐時(shí)間、菜單、標(biāo)準(zhǔn)、形式、酒水及主次桌和其他相關(guān)安排等工作。
14、提前確認(rèn)會(huì)議代表（客戶）的娛樂項(xiàng)目、娛樂場所及消費(fèi)和付費(fèi)的方式。
15、確認(rèn)旅游公司為該會(huì)議提供的旅游考察的吃、住、行、游、購、娛安排事宜（日程安排、房餐車導(dǎo)游等安排）。
16、確認(rèn)并保障會(huì)議期間會(huì)場防盜、消防等安全工作、參會(huì)代表的人、財(cái)、物等安全工作。
17、確認(rèn)特殊客人（含領(lǐng)導(dǎo)、少數(shù)民族代表、VIP、殘障代表及家屬等）的安排及接待工作。
18、協(xié)調(diào)會(huì)議期間的交通工具的安排。
19、代辦會(huì)議代表返程及他程的交通票務(wù)及其他委托代辦服務(wù)。
會(huì)后工作：
20、會(huì)務(wù)服務(wù)的總結(jié)、評(píng)估、會(huì)議代表的意見反饋及處理工作。
21、會(huì)議資料、領(lǐng)導(dǎo)講話稿、代表發(fā)言稿、新聞報(bào)道資料的匯總結(jié)書工作及印刷代表通訊錄。
22、與會(huì)議主辦者的費(fèi)用結(jié)算工作。
23、歡送代表工作。
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